Il Garante per la protezione dei dati personali ha inviato alle associazioni di categoria una nota di chiarimento rivolta alle strutture ricettive, richiamando l’attenzione sulla corretta gestione dei documenti di identità degli ospiti.
L’Autorità evidenzia che alberghi, B&B, affittacamere, case vacanza e altre strutture ricettive sono tenuti a identificare gli alloggiati e a trasmettere i relativi dati attraverso il portale ministeriale “Alloggiati Web”, ma tale obbligo non autorizza la conservazione di copie o fotografie dei documenti di identità.
Secondo il Garante, una volta effettuata la comunicazione alle autorità di pubblica sicurezza, eventuali copie cartacee o digitali dei documenti devono essere distrutte o cancellate. L’unico elemento che può essere conservato è la ricevuta di avvenuta trasmissione, che deve essere mantenuta per cinque anni.
Particolare attenzione viene rivolta alla pratica, sempre più diffusa, di richiedere fotografie dei documenti tramite smartphone, WhatsApp o altri sistemi di messaggistica. Modalità che, oltre a non essere necessarie ai fini dell’adempimento di legge, possono aumentare il rischio di furti di identità, accessi abusivi e violazioni dei dati personali.
AIGO Confesercenti invita pertanto gli operatori della ricettività extralberghiera e delle locazioni turistiche a verificare le proprie procedure di check-in, la configurazione dei software gestionali e le modalità di raccolta e conservazione dei dati degli ospiti, al fine di garantire il pieno rispetto della normativa privacy e ridurre il rischio di sanzioni e data breach.
link ai documenti del Garante:
Nota di chiarimento in materia di trattamento dei documenti di identità… – Garante Privacy
COMUNICATO STAMPA – Garante privacy ad albergatori: no alla… – Garante Privacy